Este artigo apareceu originalmente no ACC Docket, publicado pela Association of Corporate Counsel em 2 de janeiro de 2023, e foi escrito por James Bellerjeau. Esta é uma versão traduzida preparada por Daniel Ruy.
Só para mencionar, talvez você não devesse escrever tantos e-mails. Compartilho abaixo como tornar seus e-mails incríveis, mas isso pressupõe que você precise escrever um, para começar. Às vezes, você não precisa. Você sabe que e-mails são terríveis para situações emocionalmente carregadas. Você também sabia que o melhor preditor de quantos e-mails uma pessoa receberá é quantos ela envia? Se você se encontra atormentado por e-mails, considere a abordagem “anti-Nike”: Simplesmente não faça (em contraposição ao slogan da Nike: “Just do it”).
Mas eu entendo. E-mails são inevitáveis, muitas vezes necessários e às vezes até úteis. Quando gerenciei uma equipe jurídica global, adorei poder passar tarefas no final do meu dia sabendo que colegas com meio dia de diferença (para trás ou para frente) ainda teriam tempo para lidar com elas. Eu imaginava que o sol nunca se punha sobre nossa equipe de trabalho. Permitir a comunicação assíncrona, ou seja, eu escrevo quando tenho tempo e você responde quando tem tempo, nos permite maximizar nossa produtividade.
Portanto, parto do princípio de que você deve escrever pelo menos alguns e-mails. Então, vamos escrever os melhores e-mails possíveis, certo?
10 segredos para e-mails melhores
1. Use a linha de “assunto” com clareza.
Sua linha de assunto deve descrever o tópico e se a mensagem é apenas para informação ou se requer ação. Edite linhas de assunto desatualizadas ou pouco claras quando responder aos e-mails que receber.
Edite linhas de assunto desatualizadas ou pouco claras quando responder aos e-mails que receber.
2. Revele seu propósito o quanto antes.
A primeira frase da sua mensagem deve dizer aos leitores o que você espera deles. Se você está solicitando uma ação específica ou acompanhamento, certifique-se de que a entrega seja clara.
3. Defina prazos.
Sempre estabeleça um prazo e destaque-o em negrito ou outra cor. Seja realista ao definir prazos, reconhecendo que seus colegas têm outras prioridades.
Seja realista ao definir prazos, reconhecendo que seus colegas têm outras prioridades.
4. Inclua apenas informações necessárias.
Forneça apenas as informações de fundo ou contexto necessárias para o seu leitor entender sua mensagem, nada mais. Delete textos desnecessários, incluindo mensagens anteriores, conforme apropriado.
5. Evite jargões.
Não use juridiquês, termos técnicos, acrônimos ou outras abreviações que seu leitor possa não conhecer.
Não use juridiquês, termos técnicos, acrônimos ou outras abreviações que seu leitor possa não conhecer.
6. Tenha um (bom) processo de revisão.
Revise o conteúdo da sua mensagem para garantir que ela seja curta, simples e focada. Considere pedir a um colega para revisar mensagens importantes para verificar se estão claras.
7. Mantenha sua distribuição restrita.
Tenha um motivo específico para cada pessoa a quem você envia sua mensagem. Envie e-mails apenas para pessoas que precisam agir sobre a mensagem. Quanto mais ampla a sua distribuição, menos provável é que um leitor individual sinta que (o e-mail) foi destinado a ele.
8. Separe e-mails para grupos menores.
Se você precisa enviar e-mails para muitos destinatários, considere enviar vários e-mails individuais para grupos menores e relevantes de pessoas.
9. Mantenha os e-mails com 5 frases, ou menos.
Desafie-se a escrever de forma concisa. Visite five.sentenc.es/ para inspiração. Nem sempre é possível, mas o desafio de reduzir uma resposta longa a cinco frases ajuda a esclarecer seus pontos principais. Você geralmente pode reduzir muito.
Essas dicas são poderosas porque as pessoas podem implementá-las facilmente. Você só precisa querer fazer isso e depois estar atento ao que está fazendo. Assim, terminarei com minha dica final para escrever e-mails melhores:
10. Não aperte “enviar” antes de revisar seus e-mails com esta lista.
É difícil escrever e-mails perfeitamente na primeira vez. Mas editá-los é fácil.
Desejo-lhe uma feliz edição.
Fique bem.
Continue a série "As 6 Habilidades Principais Para Ser Um Advogado Corporativo Eficaz" e veja a Parte 4: Talvez não compareça àquela reunião (evitando reuniões que desperdiçam tempo).